بزرگترین چالش سازمان‎ها، تغییر ساختار، تغییر قوانین کسب وکارسازمان و تغییر فرآیندهای سازمانی می‎باشد. در نتیجه نیاز به یک روش و سيستمي براي تعريف، مديريت، تحليل و بهینه‌سازی فعاليت‎های کسب وکار احساس می‎شود.

سازمان هایی که از راهکارهای BPMS استفاده می کنند به قابلیت های زیر دست پیدا می کنند :
درگیری کسب و کار در طراحی راهکارهای فرآیندهای کسب و کار
توانایی یکپارچه سازی افراد و سیستم هایی که در فرآیندهای کسب و کار دخیل هستند
توانایی نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای کسب و کار در زمان واقعی