ارائه راهکارهای سازمانی

چرا بایگانی الکترونیک !!!

گسترش و توسعه فعالیت های سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث ایجاد حجم زیادی از اسناد و پرونده ها می شود. این امر معضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد، کندی بازیابی آن ها و از همه مهم تر هزینه های سنگین نگهداری را دربر دارد. از جمله پیامدهای این مسائل می توان به صرف زمان زیاد پرسنل در نگهداری و بازیابی اسناد، اشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی برای نگهداری از این اسناد، نگرانی های ناشی از حفظ و امنیت اسناد و هزینه های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد و… اشاره کرد. ما در شرکت دیتا پردازش سپانو برآنیم تا با ارائه یک راهکار مناسب به سازمان ها در رفع مسائل فوق یاری رسانیم و برای این منظور سیستم بایگانی اسناد و مدارک را با قابلیت های زیر طراحی کردیم

درباره سپانو

ابزاری قدرتمند و تحت وب، جهت تولید فرم های مورد نیاز مدیران در کوتاه ترین زمان ممکن .
فرم ساز موجود در سیستم امکان ایجاد فرم با فرمتهای مختلف را به کاربر می‌دهد. با طراحی فرم امکان جستجو بر روی فیلدهای آن وجود داشته و همچنین امکان Validation به صورت آنلاین از مزایای فرم های طراحی شده است. از جمله امکانات فرم ساز می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
طراحی فرم به صورت دینامیک و توسط مدیریت فرم ساز، امکان ذخیره اطلاعات در فایل سیستم و پایگاه داده، امکان ارسال اطلاعات فرم به صورت خودکار از طریق ایمیل، امکان تعیین نوع فیلدهای فرم توسط مدیریت فرم ساز، امکان جستجو بر روی فیلدها،
امکان طراحی فرم به تعداد نامحدود، عدم محدودیت در تعداد فیلدهای هر فرم

گزارش ساز سپانو

ابزاری توانمند برای تهیه‌ گزارش‌های ویژه و تخصصی توسط مدیران جهت تصمیم گیری‌های کارساز.
تهیه گزارشهای دقیق و پیچیده با کمترین میزان خطا و بالاترین سرعت ممکن، جزء نیازمندی های اساسی سازمان ها، کارخانجات و بنگاه های تجاری و اقتصادی محسوب می شود. رویکرد سریع سازمان ها برای کاهش حجم مبادلات کاغذی و استفاده از روال های خودکار و الکترونیکی در انجام کارها نیاز به انواع گزارش های دقیق را باعث می شود. نرم‌افزار بایگانی الکترونیک سپانو در بخش‌های مختلف نرم‌افزار امکان دریافت گزارش‌های متناسب با درخواست مدیریت نرم‌افزار را فراهم می‌کند.دریافت گزارش کاربران، گزارش فایل ‌ها، دسترسی به آرشیو‌ها و … از جمله موارد گزارش‌ساز سپانو می‌باشد.

مدیریت کاربران و امنیت نرم‌افزار سپانو

در روشهای سنتی و دستی بایگانی اسناد امکان دستکاری، از بین رفتن، صدمه دیدن و حتی مخدوش شدن وجود دارد درحالیکه با الکترونیکی شدن اسناد و گردش این اسناد به صورت الکترونیک احتمال این امر بسیار کم است. یکی از مشکلات سیستم بایگانی دستی اسناد، نحوه کنترل دسترسی به آنهاست که محدود به ساختار فیزیکی بایگانی است. محدود کردن سطح دسترسی کاربران به اطلاعات از ویژگیهای دیگر سیستم بایگانی سپانو می باشد. با بکارگیری سیستم بایگانی سپانو امکان تنظیم دسترسی حتی تا جزئی ترین ساختارهای بایگانی امکان پذیر است. از دیگر موارد امنیت این سیستم می توان به لاگ کردن کلیه رویدادهای سیستم، از ورود کاربر گرفته تا تغییرات و حذف اسناد در سیستم توسط هر کاربر، اشاره نمود که این خود امکان کنترل و نظارت مستمر و غیر محسوس بر عملکرد کارکنان و توسعه شایسته سالاری را فراهم می سازد.